Over ons

Het team archief telt één teamhoofd-archivaris en vijf archiefmedewerkers. Dit team zorgt voor de goede bewaring, de verwerking, het beheer en de raadpleegbaarheid van de archieven van stad en OCMW. Het verleent diensten aan de interne administratie en beantwoordt vragen van externe gebruikers. Daarnaast zet het archief zich in om de stadsgeschiedenis in diverse vormen te onderzoeken en de resultaten daarvan met het publiek te delen.

De studiezaal van het archief staat open voor elke burger, onderzoeker, student of heemkundige met vragen over de geschiedenis van de stad, de deelgemeenten of de stedelijke diensten. De sfeervolle ruimte met zicht op het marktplein nodigt uit om in stilte originele archiefbronnen te raadplegen. Op zoek naar het bouwplan van je woning of naar fotomateriaal over je buurt? De baliemedewerker van team archief helpt je graag op weg. 

Wettelijk kader

De werking van het archief is op het vlak van behoud, selectie, openbaarheid en hergebruik van informatie steeds gebonden aan wettelijke en decretale bepalingen. Die zijn weergegeven in het ‘Archiefreglement voor lokale besturen in het Waasland’. Dit reglement is sedert 1 januari 2022 van toepassing op het archief- en informatiebeheer van de stad. Ook andere gemeentebesturen in het Waasland keurden het reglement goed ter uitvoering van hun archiefwerking. Het is van toepassing op alle bestuurlijke documenten die het lokale bestuur maakt en ontvangt bij de uitoefening van zijn opdrachten en bijgevolg bewaart en beheert.

Kerntaken

Het team archief zet sterk in op de materiële zorg van de documenten zodat ze in goede staat bewaard worden voor toekomstige gebruikers. Deze zorg voor het behoud van de talloze dossiers en registers gebeurt in het atelier van het team archief. Een tweede kerntaak is het beheer van de dossiers die worden overgedragen door de stedelijke administratie. Dat beheer omvat het ordenen, selecteren en beschrijven van deze informatie. Als derde kernopdracht stelt het archief de informatie ter beschikking voor interne dienstverlening of voor de externe bezoeker.

Erfgoedcollecties

Het stadsarchief is samen met het archief van de Sint-Nicolaasparochie, één van de oudste erfgoedbeheerders van Sint-Niklaas. Nog voor er sprake is van musea, heemkundige kringen of bibliotheken, bestaat er al een gemeentelijk archief. Dat biedt ook onderdak aan schenkingen van verenigingen of particulieren. De verschillende erfgoedinstellingen binnen de stad en regio maken afspraken over de geschikte bestemming van dergelijke collecties of stukken uit privéverzamelingen.

Wist je dat het stadsarchief meer dan 4 km archief bewaart? Wil je authentieke bronnen eens van naderbij bekijken? Reserveer dan als groep, klas of vereniging een geleid bezoek aan de studiezaal, de archiefdepots en het archiefatelier.

Om stukken te kunnen raadplegen in de studiezaal van het archief vul je steeds het digitaal aanvraagformulier in. Je bezoek wordt via dat formulier geregistreerd en bevestigd. Reserveer minstens twee werkdagen op voorhand. Je kan kiezen uit vier dagdelen.

Omschrijf duidelijk waarnaar je op zoek bent en/of geef een concrete referentie van de te raadplegen stukken op. Die referentie is bijvoorbeeld een inventarisnummer dat je kan vinden in de archiefinventarissen.

Wat neem ik mee?

Wat kost dit?

De raadpleging van de aangevraagde stukken is gratis. De baliemedewerker stelt de documenten ter beschikking en geeft indien nodig toelichting bij de stukken. Het onderzoekswerk dient evenwel door de bezoeker zelf te gebeuren.

Je kan fotokopieën en scans aanvragen bij de baliemedewerker aan de tarieven bepaald in het retributiereglement.

Archieven van privépersonen en verenigingen bevatten waardevolle informatie over de lokale geschiedenis. Het stadsarchief garandeert een zorgvuldige bewaring en een goed beheer. Wens je archiefstukken, fotomateriaal of andere historische informatie over te dragen aan het stadsarchief? Een belangrijke voorwaarde is dat de inhoud betrekking heeft op de stad of een deelgemeente. Het archief van een vereniging die in de stad actief was/is of het (familie)archief van je Belseelse grootmoeder dat toch maar stof ligt te vergaren op zolder? We bewaren dat graag en met grote zorg!

Hoe schenk je een fysiek archief(stuk)?

Na een eerste contact via mail of na afspraak in de studiezaal, beslist de archivaris of het aangeboden archief beantwoordt aan de voorwaarden tot verwerving. Eventueel wordt een bestemming bij een andere (stedelijke) erfgoedinstelling aanbevolen. Elk type erfgoed vraagt immers om specifieke bewaaromstandigheden. De verschillende erfgoedinstellingen in de stad hebben hierover onderling afspraken gemaakt.

Als de schenking wordt aanvaard, maakt de archiefverantwoordelijke een ontvangstformulier op met een korte omschrijving van de stukken en afspraken over het gebruik ervan in publicaties of bij projecten. Vervolgens wordt de schenking beschreven en verpakt. De schenker ontvangt een uitgebreidere beschrijving van het geschonken archief(stuk). Schenkingen worden ook ter kennisgeving aan het stadsbestuur voorgelegd.

Neem contact op met het archief via e-mail of via telefoon om een concrete afspraak in te plannen.

Hoe schenk je een digitaal archief(stuk)?

Een digitaal archief(stuk) wordt ook eerst inhoudelijk gescreend. Waardevolle aanwinsten over de geschiedenis van de stad die op digitale dragers bewaard worden, komen in aanmerking voor een permanente bewaring in het archief.

De werkwijze en afspraken zijn dezelfde als die voor een fysiek archief(stuk).